Organización del Meta-Capítulo Global Hispanoparlante

Hace unos meses, un pequeño grupo de activistas del Movimiento Zeitgeist nos empezamos a juntar de manera virtual, desde diferentes partes del mundo entre países hispanohablantes, con algunas inquietudes y ganas de impulsar de manera coordinada actividades para el Movimiento.

En esas reuniones hemos reconocido la necesidad de juntar esfuerzos con base al idioma. Al mismo tiempo, hemos considerado que deberíamos enfocarnos en nuestro rol principal, el cual es el de la educación orientada al cambio de valores en la cultura, unos valores que nos posibiliten progresar hacia un sistema socio-económico más sano como lo es la Economía Basada en Recursos (EBR).

La conclusión principal de esas reuniones fue la necesidad de crear un Meta-Capítulo, un espacio de trabajo que englobe a todos los miembros hispanohablantes, que sirva de centro de coordinación, diálogo y trabajo en conjunto entre todos los miembros.

Se han desarrollado varias reuniones, bastante productivas.  Podemos decir que el núcleo o la base sólida del Meta-Capítulo está conformada.  Parte de ese trabajo se ve reflejado en la culminación de lo siguiente:

• Definición de Herramientas de Colaboración y Comunicación
• Definición de método para toma de decisiones con base al consenso racional
• Esquema Organizativo

Justificación

Sabíamos que necesitábamos una especie de organización descentralizada, donde los equipos de trabajo tengan cierta autonomía, pero al mismo tiempo haya una coherencia entre ellos, así como una dirección consensuada.

Con dirección consensuada nos referimos a que es de suma importancia tener acuerdos básicos entre los miembros,  de esa manera la mayoría se sentirá a gusto con el accionar del movimiento, y no se apartaría simplemente por el hecho de que los conflictos se tornasen irreconciliables.  Los conflictos son inevitables, el cómo se resuelven es probablemente lo más importante.

¿Por qué necesitamos ese espacio para dirimir conflictos?  Supongamos que por ejemplo nosotros usamos el nombre Movimiento Zeitgeist para la web, y si alguien en el Equipo de Redes Sociales se quiere llamar movimiento Zotgest, (este es un ejemplo exagerado, pero se hace para probar el punto), deberíamos llegar a un acuerdo para solucionar tal situación, ya que, en caso contrario tendríamos el trabajo descentralizado pero fragmentado.

Por esa misma razón se creó el equipo organizativo para sostener reuniones quincenales, así como un grupo de whatsapp (de carácter temporal) para la comunicación en tiempo real, junto a un foro para llevar los debates asíncronos de una manera más extensa y de forma pública para todos los que quieran participar.

Proceso de Toma de Decisiones

A los seres humanos nos gusta tener participación y voto en las decisiones concernientes a la comunidad en donde pertenecemos, al ser nosotros esencialmente voluntarios y al identificarnos con los valores e ideas centrales del movimiento, es razonable que lo tomemos como algo “nuestro”. Si queremos mantener una comunidad fuerte necesitamos que la gente sienta que puede participar y que sus demandas y puntos de vistas son escuchados.

Por eso, llegamos a la conclusión de no permitir que ciertas decisiones las tome una persona o un pequeño grupo de personas. Sobre todo aquellas que tienen que ver con la identidad, la organización y estructura del movimiento.  Además esto permite sumar los conocimientos de todos, aprovechando la inteligencia colectiva para generar mejores resultados que los que lograría cada persona por separado.

(Habrá decisiones que dependen más de otros factores, como qué experiencia tienen esas personas en ciertas áreas, ¿qué lenguajes de programación usar para construir el portal web? -por ejemplo-, será algo que dependerá enteramente de aquellos miembros que cuenten con la experiencia en esas áreas específicas.)

Sin embargo, no es suficiente el querer participar.  Necesitamos algo más, tomar en cuenta argumentos, experiencia y evidencia en las decisiones.

El método ideal y preferido para llegar a una buena decisión es considerar diligentemente las razones, objetivos, ventajas y desventajas de una decisión en particular. 

Un método conocido es el llamado «consenso racional», este método no tiene lugar fundamentalmente en entornos «en vivo» como TeamSpeak, Skype, WhatsApp o incluso físicamente, ya que estos medios incrementan considerablemente la posibilidad de que alguien se deje llevar por las emociones, y también conllevan una mayor probabilidad de no entender, no comunicar o no acordarse del tema y sus detalles correctamente, lo que inevitablemente afecta negativamente a la calidad de una decisión.

El Consenso Racional no es algo nuevo dentro del movimiento, tiene más de 10 años, y ahora se intenta rescatar e implementar como cultura organizacional para el movimiento.

Para llegar a acuerdos sobre algún reglamento, protocolo, proyecto o identidad del movimiento, usamos la dinámica de consensuar propuestas.

Supongamos que hay algo que no nos gusta actualmente del movimiento y nos parece razonable cambiarlo o mejorarlo.  Por lo general tienen que ver con los procesos, mecanismos, protocolos, reglamentos o identidad que afecten a todo el movimiento en conjunto.

La propuesta debe ser algo realizable, no tiene sentido proponer algo que no está al alcance del grupo, y se debe considerar que aun si está al alcance, si requiere la asistencia de mucho tiempo por parte de algún equipo de trabajo, (como el Equipo Web por ejemplo), es crucial anticipadamente preguntarles a los miembros de ese equipo, si lo ven justamente realizable.

Actualmente, para realizar una propuesta dentro del movimiento, se sigue la siguiente metodología que se describe en el siguiente diagrama:

Las propuestas se presentan por escrito en el foro con anticipación, en un hilo en la sección Propuestas en Discusión.  Luego se notifica al grupo del equipo organizativo sobre la propuesta. Posteriormente pasa a la Fase de Discusión, etapa en que los miembros comentan sus inquietudes o sugerencias en ese hilo.

Sólo cuando no queden detalles que aclarar en la conversación en el foro, entonces se pasa a la Fase de Presentación en la asamblea para los detalles finales y se le da la resolución. 

Hasta entonces, si no hay objeciones o dudas en el foro, se da a entender que la propuesta está clara y/o se está de acuerdo con ella.  Por supuesto la propuesta debe estar al menos un tiempo prudente en el foro.  Ese tiempo aún no lo definimos, pero yo sugiero que sea al menos de una semana.  De todas maneras, siempre debe, antes de ser aprobada y darle resolución, pasar por la asamblea; y si se considera que debe estar más tiempo, se posterga la resolución.

En caso de no existir desacuerdos se aprueba, se asienta en acta la resolución y se pasa a la Fase de Implementación.

Ahora bien, si hay detalles en los que hay desacuerdo o sugerencias para modificaciones o mejoras a la propuesta, estas deberán ser presentadas de forma escrita con sus argumentos detallados lo que devuelve la propuesta a la Fase de Discusión en las que se deberá repetir las fases antes mencionadas hasta alcanzar una propuesta que satisfaga a todos. De no alcanzarse un acuerdo, entonces se pasa a la Fase de Toma de Decisión, que consta de tres opciones (bloquear, apartarse, consentir) tal como se describe arriba en el diagrama.

Bloquear:

Si hay alguien a quien le parece que una propuesta viola los principios y valores del movimiento, puede bloquear la decisión, y esa propuesta entonces no procede. 

Hay que tomar en cuenta que bloquear es algo serio, no se puede tomar a la ligera, y sólo debe usarse cuando sea completamente necesario.

Apartarse:

Cuando a un miembro no le parece pertinente la propuesta, puede Apartarse.  Esto significa que no da consentimiento.  Es una postura de no participación, que absuelve al individuo de cualquier responsabilidad en la implementación de la decisión.  Se debe anotar los nombres de las personas que se apartan.  Actualmente, si el 20% o más de los miembros se apartan, no se considera que hay consenso, y por lo tanto no se procede con la propuesta.

Dar Consentimiento:

Dar consentimiento no implica necesariamente que a uno le encanten todos los aspectos de la propuesta, pero sí implica que a pesar de los desacuerdos, uno está dispuesto a apoyar la decisión y permanecer solidario con el grupo.

De esta manera se finaliza el proceso de toma de decisiones.

Esquema organizativo y Equipos de Trabajo

La finalidad de las propuestas y asambleas para consensuar, es tanto para mejorar la organización, cultura y ambiente entre los equipos de trabajo, como para también darle coordinación y coherencia al movimiento.

Actualmente podríamos decir que el esquema organizativo del Movimiento Zeitgeist Hispanoparlante es descentralizado, pero semi-dirigido por el Equipo Núcleo  Organizativo.  Ese espacio es ocupado por aquellos que quieran invertir sus esfuerzos en trabajar en consenso y organizar los procesos dentro del Meta-Capítulo.  Si alguien sólo quiere trabajar en un equipo como el de  Traducciones por ejemplo, perfectamente puede sólo trabajar en ese espacio, no está obligado a participar en otros. 

Uno de los retos más importantes como movimiento es encontrar ese equilibrio entre “control” y “autonomía”, para con los equipos. Una de las propuestas recién aprobada por el núcleo organizativo y formulada por quien escribe este artículo, es la de que en cada equipo de trabajo formado, haya al menos un (1) Punto de Contacto.

Este punto de contacto es un activista de entera confianza de todos dentro del Meta-Capítulo, y con quien nadie esté en desacuerdo para que asuma ese rol.  Igualmente puede haber más de un punto de contacto en cada equipo.  Estos puntos de contacto deben cumplir con estas condiciones:

•     Entienden los conceptos e ideales del Movimiento Zeitgeist
•     Pueden comunicarse de manera efectiva con los demás
•     Están dispuestos a trabajar con otros como equipo

Los puntos de contacto tienen las siguientes responsabilidades:

1. Velar por que los nuevos integrantes, se establezcan sin mucho problema y estén conscientes de la metodología de trabajo del respectivo equipo.
2. Reportar al Equipo Núcleo Organizativo del Meta-Capítulo los inconvenientes que surjan.
3. Poseer acceso (usuario y contraseña) de las herramientas o medios (web, redes sociales, correos, trello) que se utilizan en su equipo.
4. Establecer en el foro, de manera clara y concisa el procedimiento y vía de comunicación por el cual alguno de los interesados al equipo se podrán unir.
5. Establecer la vía de comunicación que está usando su equipo para que otros equipos les pidan una tarea.

Dos atributos importantes cuando se trabajan con personas es la confianza y la comprensión.  La experiencia empírica nos dice que la mejor manera de conectar con la gente, y obtener esa confianza y comprensión es mediante la empatía y la comunicación, conocernos y trabajar juntos en proyectos. La confianza es vital entre los miembros de cualquier grupo y este es nuestro mecanismo para poder trabajar sinérgicamente

Nuestra mecánica es trabajar asíncronamente con la mejor de las eficiencias posibles sin tener que molestar o crear roce a otros equipos (sobre todo al equipo organizativo), y así evitar la fatiga en la toma de decisiones, entre otras cosas.

Se propone que cada equipo/proyecto para su propio funcionamiento implemente sus propuestas, metodologías, técnicas, herramientas y designación de responsabilidades, mientras no contradiga el reglamento general consensuado por lo organizativo, ni afecte la organización previamente acordada, ni la identidad del Movimiento. Esto estará en principio, bajo el propio criterio de los integrantes y con vigilia especial de los puntos de contacto de cada equipo.

Al depositar todos la confianza en los puntos de contacto, se espera de ellos, que con su juicio sabrán actuar y tendrán especial cuidado cuando una decisión podría o no afectar a todos los demás equipos. De ser el caso en que un grupo podría verse afectado, el punto de contacto cuidará que se plantee tal decisión en las reuniones organizativas.  Si tiene dudas y no está seguro, puede consultarlo con el equipo organizativo.

Ante la duda, siempre es mejor preguntar en el grupo.

Un diagrama de como debería de ser la comunicación entre equipos del Meta-Capítulo:

Un proceso es básicamente una manera de alcanzar un objetivo, el grupo de tareas, acciones o subprocesos que logra una meta (basado en el enfoque: getting things done). 

Tal como hoy en día muchas ONGs o empresas abordan la delimitacion, simplificacion y la automatizacion de procesos para evitar cuellos de botella y también cansancio entre los miembros, dentro del movimiento también aplicamos este principio.

El siguiente diagrama muestra cómo deberían de ayudarse mutuamente los equipos de trabajo a la hora de querer realizar un proceso en conjunto, o cumplir una serie de tareas entre equipos de trabajo  para un propósito en común.

Conclusiones

Esto es un resumen, lo que hemos logrado hasta ahora.  Hay varias cosas por definir, somos pocos y nuestro tiempo libre es limitado.  Creemos que puede servir como guía para otros equipos de activistas del Movimiento Zeitgeist (y otros movimientos sociales) en el resto del mundo, por eso la intención de traducir esto al inglés. 

A medida que seamos más equipos, y los equipos tengan más miembros, la complejidad aumentará, por lo cual tendremos que estar buscando constantemente formas de reducir la misma.  Necesitamos modelos de colaboración que puedan servir tanto para un grupo pequeño de menos de 10 personas como para uno de más de 1.000 y que en la medida de lo posible se pueda escalar. 

En cualquier caso, si alguien está interesado en trabajar en la elaboración de un modelo de ese tipo, basado en los valores y principios expuestos para el Movimiento, estamos abiertos a trabajar en conjunto en algún repositorio.  Pueden escribirnos al siguiente correo de contacto: mzhispanohablante@gmail.com.

Nos Imaginamos que esta forma de organizarse podría ser replicada, creando otros Meta-Capítulos en otros idiomas, los cuales podrían probar estas metodologías y modificarlas a su gusto y publiquen sus modificaciones y resultados.  Esto nos brindaría un repositorio de peso en base a la  colaboración.  Una especie de esquema y metodología open source en base al voluntarismo.  El Open Source ha demostrado su éxito en múltiples áreas, y esta no es muy diferente.

PD: Probablemente el termino Meta-Capitulo sea confuso ya que no tenemos «Capitulos» sino Equipos de trabajo, sin embargo existen capitulos que tienen años funcionando y no nos parece conveniente decirles que desaparezcan. En Cualquier caso por ahora usamos ese termino y estamos abiertos a considerar cambiarlo